Les élus font de la tablette leur cartable numérique

Par ,

Les élus ont bien souvent plusieurs fonctions : en plus de leur activité professionnelle, ils sont engagés dans un ou plusieurs mandat(s) et différentes commissions, ce qui nécessite un volume impressionnant de documents et une course contre la montre au quotidien.

C’est pourquoi ils sont de plus en plus nombreux à adopter une tablette numérique de type iPad, avec plusieurs solutions intégrées afin de gérer au mieux leurs missions du bout des doigts ! Cela leur assure un accès continu à l’information et à la messagerie, une consultation facile des dossiers et des rapports, n’importe où sur le terrain, en assemblée, en réunion, etc. …

Une séance du Conseil Général de la Haute-Corse, en 2011 © QUALIGRAF
Une séance du Conseil Général de la Haute-Corse, en 2011 © QUALIGRAF

Article invité par la société QUALIGRAF, qui comme tout article invité par une entreprise peut être parfois un peu subjectif mais que nous avons tout de même souhaité publier car il illustre de manière très intéressante les apports que peuvent avoir les tablettes tactiles même pour des élus de la République. Nous laissons votre oeil acerbe faire le tri entre le discours commercial et le fond ;-) Cela viendra compléter l'exemple cité il y a quelques jours : Gérer la mairie du bout des doigts : Monsieur le Maire et son iPad !

QUALIGRAF, éditeur informatique français travaillant depuis plus de quinze ans auprès des collectivités territoriales, accompagne les élus dans l’adoption d’un tel équipement tactile et a conçu la KBox, solution unique pour constituer son cartable numérique mobile.  Cette application permet par exemple de recevoir les rapports de séance à valeur probante. Les documents reçus sont complètement inédits avec des fonctions intelligentes de lecture, comme le zoom tactile, l’accès au sommaire depuis toute page, les annexes atteignables par lien à tout moment dans le rapport, etc. … Cette navigation très confortable donne à l’élu une utilisation optimale de l’information.

Au-delà des gains en mobilité et rapidité procurés par la KBox sur iPad, des économies matérielles sont générées, un aspect très important dans la période actuelle de restriction budgétaire. Les kilos de papier envoyés habituellement tous les mois par les différents secrétariats et notamment celui des Assemblées sont supprimés. L’objectif durable  (inscrit à l’Agenda 21) est également atteint : 1 tonne de papier épargnée c’est en moyenne 3 tonnes de bois économisées !

Une solution de plus en plus plébiscitée

L’adoption de la tablette n’est pas toujours spontanée mais les élus se rendent compte bien vite de sa simplicité d’utilisation. Quand au résultat, les élus sont également unanimes sur sa valeur ajoutée. Parmi les utilisateurs de KBox sur iPad, on compte ainsi la ville d’Herblay (dans le Val d’Oise), les Conseils Généraux du Val d’Oise, de Lot-et-Garonne, de la Moselle, de la Haute-Corse et du Loir-et-Cher, le Service Départemental d’Incendie et de Secours et la Chambre de Commerce et d’Industrie de la Haute-Corse.  En tant que solution innovante, la KBox a été récompensée d’un Prix RuraliTIC avec le Conseil Général de Lot-et-Garonne, et QUALIGRAF est partenaire de l’Assemblée des Départements de France depuis 2011.

Des élus mieux informés et plus réactifs

Plusieurs élus corses témoignent : « Aujourd’hui je travaille en temps 0 […] je travaille plus vite et je crois même que je travaille plus, j’ai une vue synoptique de toutes les commissions du Conseil Général » (M.Raffalli, Vice-Président du Conseil Général) ; « je n’ai pas à chercher, classer. Un petit clic suffit pour retrouver le dossier que je recherche.  Je retrouve tout au moment voulu » (M. Martelli, qualifiant l’iPad de « convivial ») ; « c’est beaucoup plus pratique d’avoir à consulter l’iPad que d’avoir à feuilleter les rapports qui sont assez conséquents » (M Peraldi, Vice-Président, soulignant « l’économie substantielle » réalisée par le Département).

Dans le Lot-et-Garonne, le Directeur de Cabinet résume : « Un élu pour la petite histoire, était informaticien d’origine, et il a donc su sensibiliser le Président et un certain nombre de nos services à la nécessité – puisque c’est une nécessité on a pu le constater – de s’équiper en tablettes. […] Ca a fait boule de neige, on a eu un très bon accueil, de très bons résultats. […] Aujourd’hui avec la tablette numérique, au-delà des aspects pratiques d’archivage, de traitement de texte, de suivi des dossiers, on a fait toute une économie de papier, de reprographie  et également d’envoi  […] mais aussi, c’était notre objectif, il y a un accès aux documents simplifié et donc une plus grande capacité de réaction dans l’exercice de leurs missions au quotidien pour nos élus. »

[wpci item=”2″ top=”5″ mode=”table”]

[wpci item=”1″ top=”5″ mode=”table”]

le 8 2244
-
Article précédentArticle suivant
8 commentaires
  1. Une solution antédiluvienne qui ne fonctionne que sur iPad et qui rajoute donc des menottes aux DSI des collectivités. A l’heure des standards ouverts, du BYOD, etc. ça ne fait pas bien sérieux, J’ai cru pourtant au premier abord voir un éclair de lucidité en voyant le mot “cartable” dans le titre de l’article… quelle désillusion…

  2. Etant en DSI dans une collectivité de plus de 200 000 habitants, je vous confirme que les gains apportés par la dématérialisation de la convocation sont importants -en regard des coûts chargés de reprographie- et que le retour sur investissement est de l’ordre d’une année environ. 

    1. votre avis sur le sujet côté institutionnel apporte un éclairage important. peut-on savoir de quelle collectivité etes-vous le dsi et si vous avez vous-même expérimenté notre solution ?

    1. Au contraire, ce projet permet aux collectivités d’économiser de l’argent. Le saviez-vous ? La transmission des documents de séance papier (une centaine de pages/élu/mois) qui inclut impression, affranchissement, expédition, etc. cela représente pour un conseil général moyen, un budget de plusieurs dizaines de milliers d’euros par an ! La dématérialisation voila une mesure tout à fait économe !
       

    2. Mais qui finance les Ipad et le système informatique?
      Quel est le bilan financier avant l’Ipad et après?
      L’amortissement de ces investissements est sur combien de temps?
      La sécurité des données est elle préservée?

      1. La convocation des élus (envoi des rapports/documents de
        séance pour toutes les assemblées, conseils, commissions, etc.) représente des
        frais de fonctionnement importants en version papier pour une collectivité, et
        un poste de dépense annuel conséquent. En effet, comme énoncé précédemment, des
        dossiers de plusieurs centaines de pages sont imprimés tous les mois et parfois
        en 2 ou 3 exemplaires par élu, envoyé en recommandé pour l’aspect légal, ce qui
        inclut des coûts en impression (encre+papier, expédition, affranchissement,
        mobilisation d’heures de travail pour des agents …). En envoyant les  rapports par courriel (peut-etre y avez-vous
        pensé) on a aucun confort de lecture, aucun aspect de transmission légale et
        surtout l’impossibilité d’envoyer un rapport unique avec les annexes par email
        (taille du fichier trop importante). La convocation électronique via une KBox
        et iPad est donc la solution de substitution, sachant que l’iPad sert à toutes
        les autres missions de l’élu (agenda, traitement de texte …) au même titre qu’un
        PC. L’amortissement est réalisé dès la première année d’achat et d’utilisation
        de l’équipement.

        Oui la sécurité des données est assurée : espace sécurisée
        par un identifiant et mot de passe, coffre-fort électronique (Cecurity.com),
        données gérées et stockées sur un serveur français et appartenant à QUALIGRAF.
        Et bien sûr, l’infrastructure garantit la valeur probante de la convocation aux
        élus.
         

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Send this to a friend